مدیریت پروژه چیست؟

مدیریت پروژه، آماده سازی ، برنامه ریزی، اجرا، کنترل و اتمام کار یک تیم برای دستیابی به اهداف خاص و رسیدن به معیارهای موفقیت معین شده در زمان مشخص است

 یک پروژه یک تلاش موقت است  که برای تولید یک محصول یا خدمت منحصر به فرد طراحی شده و  با یک شروع و پایان مشخص شده همراه است (معمولا زمان محدود و اغلب محدود به منابع مالی یا کارکنان) و برای رسیدن به  اهداف منحصر به  فرد  فعالیت می نماید (منبع)  (منبع)

پروژه ها بر خلاف کسب و کارهای معمول که فعالیت های تکراری، ثابت یا نیمه دائمی برای تولید محصولات یا خدمات هستند (منبع) . لذا در عمل، مدیریت چنین رویکردهای تولید متمایز ، نیاز به توسعه مهارت های فنی ویژه  و راهبردهای مدیریت خاص دارد (منبع)

چالش اصلی مدیریت پروژه دستیابی به تمام اهداف پروژه با توجه به تمامی محدودیت های موجود است (منبع) . این اطلاعات معمولا در اسناد پروژه که در ابتدای فرآیند توسعه ایجاد شده شرح داده شده است. محدودیت های اصلی محدوده پروژه، زمان، کیفیت و بودجه هستند (منبع). چالش دوم و بلند پروازانه تر بهینه سازی تخصیص ورودی های لازم و انجام آنها به منظور دستیابی به اهداف از پیش تعیین شده است. هدف مدیریت پروژه، تولید یک پروژه کامل است که با اهداف مشتری مطابقت داشته باشد. در بسیاری از موارد نیز هدف مدیریت پروژه سرو شکل دادن به نیازهای بسط داده نشده مشتری است تا آن ها را به وضوح مشخص کند و در نتیجه نیاز ها قابل سنجش و انجام شود. هنگامی که اهداف مشتری به وضوح مشخص شد، باید تمام تصمیماتی که توسط افراد درگیر در پروژه اتخاذ می شود، تحت تاثیر این اهداف قرار گیرد و در جهت رسیدن به این اهداف باشند - برای مثال افرادی مانند مدیران پروژه، طراحان، پیمانکاران و پیمانکاران دسته دو و ....البته باید توجه داشت که هدف گزاری های بسیار ریز و و با جزئیات نیز باعث ایجاد خطا در تصمیم گیری ها خواهد شد

 

تاریخچه

 

تا سال 1900، پروژه های مهندسی عمران عموما توسط خود معماران ، مهندسان و سازندگان  انجام می شد ، به عنوان مثال، Vitruvius (قرن اول پیش از میلاد)، کریستوفر رنه (1632-1723)، توماس Telford (1834-1457) و Kingdom Isambard Brunel ( 1806-1859) (منبع) . در دهه 1950 سازمانها به طور سیستماتیک شروع به استفاده از ابزار و تکنیک های مدیریت پروژه برای پروژه های مهندسی پیچیده کردند (منبع) .

به عنوان یک رشته، مدیریت پروژه از چندین زمینه کاربردی از جمله ساخت و ساز ، مهندسی و فعالیت های دفاعی سنگین توسعه یافت (منبع) .دوفرد مهم در مدیریت پروژه، هنری گانت، که پدر برنامه ریزی و کنترل نامیده می شود که برای استفاده از نمودار گانت به عنوان یک ابزار مدیریت پروژه معروف است (منبع)  و هنری فیول برای ایجاد پنج تابع مدیریتی که پایه و اساس دانش مدیریت پروژه و برنامه را تشکیل می دهند (منبع) .هر دوی گانت و فایول دانشجویان نظریه های مدیریت فدریک وینسلو تیلور بودند. زمینه فعالیت او پیشبرد ابزارهای مدیریت پروژه مدرن شامل ساختار شکست کار (WBS) و تخصیص منابع است.

دهه 1950 آغازگر دوره مدیریت مدرن پروژه بود که در آن زمینه های اصلی مهندسی  به هم پیوسته بودند.مدیریت پروژه به عنوان یک رشته متمایز که ترکیبی از رشته مدیریت با مدل مهندسی بود شناخته شد (منبع) .در ایالات متحده، قبل از دهه 1950، پروژه ها به طور ad-hoc مدیریت می شد، و  اکثر با استفاده از ابزارهایی مانند نمودارهای گانت و تکنیک های غیر رسمی  همراه بود.تا آن زمان دو مدل ریاضی برنامه ریزی پروژه توسعه یافته بود.روش "مسیر بحرانی" (CPM) به عنوان یک سرمایه گذاری مشترک بین شرکت DuPont و شرکت Remington Rand برای مدیریت پروژه های نگهداری توسعه  و"تکنیک ارزیابی و بازنگری برنامه" (PERT) توسط دفتر پروژه های ویژه نیروی دریایی ایالات متحده در ارتباط با شرکت Lockheed و Booz Allen Hamilton به عنوان بخشی از برنامه زیردریایی موشکی Polaris ایجاد شده بودند (منبع) .

PERT و CPM در رویکرد خود بسیار شبیه هستند ولی تفاوت های زیادی با یکدیگر دارند.CPM برای پروژه هایی استفاده می شود که زمان فعالیت قطعی را در نظر می گیرند. زمان لازم برای انجام فعالیت کاملا مشخص شده است.از سوی دیگر، PERT  زمان فعالیت ها را آزادانه تر در نظر می گیرد.زمان لازم برای انجام فعالیت کاملا مشخص شده نیست.بخاطر این تفاوت اصلی، CPM و PERT در زمینه های مختلف استفاده می شود. این تکنیک های ریاضی به سرعت در بسیاری از شرکت های خصوصی گسترش یافت.

در همان زمان که مدل های برنامه ریزی پروژه، در حال توسعه بودند تکنیک های برآورد هزینه پروژه، مدیریت هزینه و اقتصاد مهندسی، با  پیشگامی هان Lang و بعضی دیگر در حال تکامل یافتن بودند.در سال 1956، انجمن بین المللی مهندسان هزینه (اکنون AACE International؛ انجمن پیشرفت مهندسی هزینه) توسط مدرسان اولیه مدیریت پروژه و متخصصان برنامه ریزی و کنترل پروژه  و هزینه  ایجاد شد.AACE پیشگامی خود را ادامه داد و در سال 2006 اولین فرایند یکپارچه برای مدیریت  مجموعه کارها ، برنامه ها و پروژه ها (چارچوب مدیریت کل هزینه ها) را منتشر کرد.

در سال 1969، موسسه مدیریت پروژه (PMI) در ایالات متحده تشکیل شد (منبع) .PMI راهنمای دستیابی به دانش مدیریت پروژه (PMBOK Guide) را منتشر می کند که شیوه های مديريت پروژه را که معمولا "اکثر پروژه ها، اغلب اوقات" با آن سرو کار دارند را توصیف می کند. PMI همچنین مجموعه ای از گواهینامه ها را ارائه می دهد.

 

رویکرد ها

تعدادی  روش برای سازماندهی و تکمیل فعالیت های پروژه وجود دارد، از جمله: مرحله ای، ناب ، تکراری و افزایشی. و همچنین چندین روش برای برنامه ریزی پروژه، به عنوان مثال بر مبنای نتایج (مبتنی بر محصول) یا فعالیت ها (بر مبنای فرآیند).

یک مطالعه در سال 2017 نشان می دهد که موفقیت هر پروژه بستگی به این دارد که چگونه چهار جنبه کلیدی مهم در پروژه با یک دیگر تعامل داشته  و بر روی پروژه به صورت پویا تاثیر می گذارند، این چهار عامل به  چهار P معروف هستند که عبارتند از Plan ، Process ، People ، Power (منبع)

1. برنامه: فعالیت های برنامه ریزی و پیش بینی
2. فرآیند: رویکرد کلی به تمام فعالیت ها و مدیریت پروژه
3. مردم: از جمله چگونگی همکاری و ارتباط آنها
4. قدرت: خطوط اقتدار، تصمیم گیرندگان، ارگانوگرافی، سیاست های اجرای و موارد مشابه

صرف نظر از روش مورد استفاده ، باید توجه دقیق به اهداف کلی پروژه، زمان بندی و هزینه، و همچنین نقش ها و مسئولیت های همه شرکت کنندگان و ذینفعان داشت (منبع)

 

 

مدیریت پروژه ناب

مقاله اصلی: مدیریت پروژه ناب

مدیریت پروژه ناب با استفاده از اصول تولید ناب، به تمرکز بر ارائه ارزش با کمترین اتلاف و کمترین زمان می پردازد

مدیریت پروژه چرخه ای  و افزایشی

در مطالعات انتقادی مدیریت پروژه اشاره شده است که رویکردهای مرحله ای برای پروژه هایی که در مقیاس بزرگ (منبع)  با شرایط نامشخص، مبهم و با سرعت بالا تغییر می کنند (منبع) یا کسانی که دارای درجه بالایی از ریسک، وابستگی، و فناوری های در  حال تغییر سریع (منبع) هستند مناسب نبوده.مخروط عدم قطعیت توضیح می دهد برخی از پروژه ها از برنامه ریزی های نا مطمئن انجام شده در مرحله اولیه از پروژه رنج می برند . این مورد به ویژه به علت مشخص شدن نیاز ها و علایق جدید در توسعه نرم افزار پیش می آد.

این پیچیدگی ها با رویکرد اکتشافی یا تکراری و افزایشی بهتر عمل می کنند (منبع) . چندین مدل از مدیریت پروژه چرخه ای و تدریجی تا کنون ایجاد شده اند مانند : مدیریت پروژه های چابک، روش توسعه سیستم های پویا، مدیریت پروژه های شدید و مهندسی نوآوری (منبع)

 

مدیریت پروژه زنجیره بحرانی

مدیریت پروژه های زنجیره بحرانی کاربرد نظریه محدودیت ها برای برنامه ریزی و مدیریت پروژه ها است و برای حل و فصل عدم اطمینان ذاتی در مدیریت پروژه ها،  با توجه به دسترسی محدود منابع (مهارت های فیزیکی، انسانی) ، و همچنین ظرفیت مدیریت و پشتیبانی مورد نیاز برای اجرای پروژه ها ،  طراحی گردید است

هدف این است که جریان پروژه ها را در یک سازمان افزایش دهیم (بهره وری).

 با اعمال اولین سه مرحله از پنج مرحله تمرکز TOC، محدودیت سیستم برای همه پروژه ها و نیز منابع مشخص می شودبرای بهره برداری از محدودیت، وظایفی که در زنجیره بحرانی حظور دارند بیشتر از همه فعالیت های دیگر اولویت داده می شود در نهایت، پروژه ها برنامه ریزی شده و مدیریت می شوند تا اطمینان حاصل شود زمانی که وظایف زنجیره ای مهم باید شروع شوند منابع مورد نیاز آماده بوده و تمام منابع دیگر را به زنجیره حیاتی مرتبط سازد.

 

برنامه ریزی مبتنی بر محصول

برنامه ریزی مبتنی بر محصول یک رویکرد ساخت یافته برای مدیریت پروژه است که براساس شناسایی تمام محصولاتی (نتایج پروژه) است که در دستیابی به اهداف پروژه کمک می کند.به این ترتیب، یک پروژه موفق را یک پروژه با خروجی  مناسب می داند نه فعالیت ها و وظایف انجام شده در پروژه (منبع) .معروف ترین اجرای این رویکرد PRINCE2 است. (منبع)

 

مدیریت مبتنی بر فرآیند

ماهیت اصلی مدیریت مبتی بر فرآیند با استفاده از مدل های به بلوغ رسیده ای مانند OPM3,CMMI و ISO/IEC 15504 ایجاد گردیده است.

بر خلاف CMI SEIمدل به بلوغ رسیده OPM3مدیریت پروژه را قادر می سازد که به طور موفقیت آمیز و مداوم و قابل پیش بینی برای استراتژی های یک سازمان اعمال شوند.

مدیریت تولید پروژه 

مدیریت تولید پروژه استفاده از مدیریت عملیات برای تحویل پروژه های با سرمایه گذاری زیاد است.چارچوب مدیریت تولید پروژه هر پروژه را به عنوان یک سیستم تولیدی نگاه می کند  که در آن یک پروژه ورودی ها (مواد خام، اطلاعات، کار، کارخانه و ماشین آلات) را به خروجی (کالا و خدمات) تبدیل می کند. (منبع)

 مدیریت تحقق مزایا

 مدیریت تحقق مزایا تکنیک های مدیریت پروژه های نرمال را با تمرکز بر نتایج (مزایای) یک پروژه به جای محصولات و خروجی ها ی آن پروژه بررسی می نمایید  و سپس با اندازه گیری میزان انجام این پروژه برای پیگیری پروژه. و در مسیر صحیح نگه داشتن آن تلاش می نمایید.

علاوه بر این، اقدامات BRM به منظور اطمینان از هماهنگی بین نتایج پروژه و استراتژی های تجاری انجام می شود. (منبع)

به عنوان نمونه ، یک پروژه جهت ارائه سیستم کامپیوتری را در نظر بگیرید که داده های کارکنان را پردازش کرده و پرونده های حقوق و دستمزد، تعطیلات و کارکنان را مدیریت می کند.در این سناریو هدف مدیریت تحقق مزایا ممکن است کاهش مشخص در ساعت  مورد نیاز برای پردازش و نگهداری داده های کارکنان باشد.

مدیریت ارزش کسب شده

مدیریت ارزش کسب شده ، مدیریت پروژه را با روش هایی برای بهبود نظارت بر پروژه گسترش می دهد. از این رو نشان دهند پیشرفت پروژه با در نظر گرفتن کار و ارزش (هزینه) است. ارزش کسب شده حاصل برنامه های تئوری و عملی اجرای مدیریت ارزش کسب شده در پروژه خواهد بود.

 

گروه های فرآیند

به طور سنتی (بسته به اینکه چه روش مدیریت پروژه استفاده شود)، مدیریت پروژه شامل تعدادی از عناصر : چهار تا پنج گروه فرآیند مدیریت پروژه و یک سیستم کنترل است. صرف نظر از روش ، همان فرایندهای مدیریت فرآیند پروژه یا مراحل توسعه مورد استفاده قرار خواهد گرفت. گروه های اصلی فرآیند معمولا شامل این موارد هستند :

1. شروع
2. برنامه ریزی
3. تولید یا اجرای
4. نظارت و کنترل
5. پایان

 

در محیط پروژه با یک عنصر اکتشافی مهم (مثلا تحقیق و توسعه)، این مراحل ممکن است با نقاط تصمیم گیری (تصمیم گیری های انجام شده / بدون تصمیم گیری) تکمیل شود که در آن ادامه پروژه مورد بحث و تصمیم گیری قرار می گیرد. یک نمونه مدل فاز گیت است.

 

شروع

فرآیندهای آغازین ماهیت و دامنه پروژه را تعیین می کنند. (منبع) اگر این مرحله به خوبی انجام نشود ، بعید است که پروژه در انجام نیازهای کسب و کار موفقیت آمیز باشد. کنترل های کلیدی پروژه مورد نیاز در اینجا ، درک محیط کسب و کار و اطمینان از این که تمام کنترل های لازم در این پروژه گنجانده شده است. هر گونه نقص باید گزارش شود و باید برای اصلاح آنها اقدام شود.

مرحله شروع باید شامل یک برنامه بوده که حاوی موارد زیر باشد. این مباحث را می توان در اسنادی به نام اسناد شروع پروژه ثبت شده است. اسناد شروع  پروژه شامل مجموعه ای از اسناد برنامه ریزی شده است که برای ایجاد سفارش برای مدت زمان پروژه استفاده می شود. که شامل موارد زیر می شوند:

پیشنهاد پروژه (ایده پشت پروژه، هدف کلی، مدت زمان)

محدوده پروژه (جهت پروژه و مسیر)

ساختار تجزیه محصول (PBS) 

ساختار شکست کار (WBS) 

ماتریس انتساب مسئولیت (RACI) 

برنامه پیش بینی شده (نقاط مهم، تاریخ های مهم، مهلت)

تجزیه و تحلیل نیازها و الزامات کسب و کار در برابر اهداف قابل اندازه گیری

بررسی عملیات فعلی

تجزیه و تحلیل مالی از هزینه ها و مزایا، از جمله بودجه

تجزیه و تحلیل سهامداران، از جمله کاربران و پرسنل پشتیبانی پروژه

منشور پروژه شامل هزینه ها، وظایف، تحویل ها، و برنامه ها

تجزیه و تحلیل SWOT: نقاط قوت، ضعف، فرصت ها و تهدیدات برای کسب و کار

برنامه ریزی

پس از مرحله شروع ، پروژه به یک سطح مناسب از جزئیات برنامه ریزی شده نیاز دارد. هدف اصلی این است که زمان، هزینه و منابع را برنامه ریزی نموده تا به اندازه کافی برای برآورد کار مورد نیاز و مدیریت ریسک در طول اجرای پروژه، موثر باشند. همانند مرحله شروع، عدم موفقیت در برنامه ریزی ، احتمال موفقیت پروژه در دستیابی به اهداف خود را کاهش می دهد.

برنامه ریزی پروژه به طور کلی متشکل از :

تعیین روش مدیریت پروژه 

توسعه بیانیه پروژه

انتخاب تیم برنامه ریزی؛

شناسایی نتایج و ایجاد ساختار محصول و ساختار کار؛

شناسایی فعالیت های مورد نیاز برای تکمیل نتایج و شبکه سازی فعالیت ها

برآورد منابع مورد نیازبرای فعالیت ها؛

برآورد زمان و هزینه فعالیت

توسعه برنامه؛

توسعه بودجه؛

برنامه ریزی ریسک؛

توسعه تدابیر تضمین کیفیت؛

کسب تایید رسمی برای شروع کار.

فرآیندهای اضافی مانند برنامه ریزی ارتباطات و مدیریت محدوده، شناسایی نقش ها و مسئولیت ها، تعیین موارد مورد نیازخرید برای پروژه و برگزاری جلسه شروع نیز به طور کلی توصیه می شود.

برای پروژه های جدید توسعه محصول، طراحی مفهومی عملیات محصول نهایی می تواند همزمان با  برنامه ریزی پروژه انجام شود و ممکن است در هنگام شناسایی نتایج و فعالیت های برنامه ریزی، به تیم برنامه ریزی کمک کند.

اجرا

در زمان اجرای پروژه، ما باید شرایط برنامه ریزی شده را بدانیم. مرحله اجرا / پیاده سازی اطمینان می دهد که نتایج پروژه  بر اساس برنامه ریزی آن اجرا می شود. این مرحله شامل تخصیص مناسب، هماهنگی و مدیریت منابع انسانی و سایر منابع دیگر مانند مواد و بودجه می باشد. خروجی این مرحله موارد قابل تحویل پروژه است.

اسناد پروژه

مستند سازی همه چیز در یک پروژه کلید موفقت است. برای حفظ بودجه، دامنه، اثربخشی و سرعت یک پروژه باید اسناد فیزیکی مربوط به هر یک از کارها را داشته باشد. با اسناد صحیح، به سادگی می توانید ببینید آیا پروژه در مسیر صحیح در حرکت است یا خیر. مستندات اطلاعاتی را درباره آنچه قبلا برای پروژه تکمیل شده است، ارائه می دهد. مستند سازی در طول پروژه، دنباله اطلاعاتی را برای کسانی که نیاز دارند به گذشته بازگردد و کار را ارزیابی کند، فراهم می کند. در بیشتر موارد، اسناد و مدارک موفق ترین راه برای نظارت و کنترل فازهای خاص یک پروژه است. با توجه به مستندات صحیح، موفقیت پروژه می تواند ادامه یابد و مشاهده شود. این کار اگر به درستی انجام شود، می تواند ستون فقرات موفقیت پروژه باشد.

نظارت و کنترل

نظارت و کنترل متشکل از آن دسته از فرآیندهای اجرا شده است ، که می توانند به اجرای برنامه بپردازند تا مشکلات احتمالی را به موقع شناسایی کرده و در صورت لزوم اقدامات اصلاحی را برای کنترل اجرای پروژه انجام دهند. مزیت کل این است که عملکرد پروژه به طور منظم مشاهده و اندازه گیری شده تا انحرافات از طرح مدیریت پروژه شناسایی گردند..

نظارت و کنترل شامل :

اندازه گیری فعالیت های  در حال انجام پروژه("جایی که هستیم")؛

نظارت بر متغیرهای پروژه (هزینه، تلاش، دامنه و ...) در برابر طرح مدیریت پروژه و عملکرد پایه پروژه (جایی که باید باشد)؛

شناسایی اقدامات اصلاحی برای رفع مسائل و خطرات (چگونه می توانیم دوباره در مسیر حرکت کنیم)؛

تأثیر عوامل که می تواند مانع کنترل یکپارچه تغییر شوند، بنابراین تنها تغییرات تایید شده اعمال می شوند.

در پروژه های چند مرحله ای، فرآیند نظارت و کنترل ، همچنین بازخورد بین مراحل پروژه را فراهم می کند تا اقدامات اصلاحی یا پیشگیرانه ای را برای پیاده سازی پروژه با برنامه مدیریت پروژه انجام دهد.

نگهداری پروژه یک فرآیند مداوم بوده و شامل موارد زیر است:

ادامه پشتیبانی از کاربران نهایی

اصلاح خطاها

به روز رسانی محصول در طول زمان

در این مرحله، ناظران باید به نحوه موثر و سریع مشکلات کاربر را حل و فصل کنند.

در طول هر پروژه ساخت و ساز، دامنه کاری ممکن است تغییر کند. تغییر بخشی نرمال و مورد انتظار از روند ساخت و ساز است. تغییرات می تواند در نتیجه تغییرات طرح مورد نیاز، شرایط مختلف سایت، دسترسی به مواد، تغییرات درخواست شده توسط پیمانکار، مهندسی ارزش و تاثیرات اشخاص ثالث باشد. فراتر از اجرای ، تغییر به طور معمول باید مستند باشد. این به عنوان مدیریت تغییر شناخته شده است. از این رو، مالک معمولا نیاز به یک رکورد نهایی برای نشان دادن تمام تغییرات یا به طور خاص هر تغییری که بخش های قابل ملاحظه ای از کار را تغییر می دهد دارد. مدیریت اسناد یک کار بسیار مهم است که با کمک یک سیستم نرم افزاری آنلاین یا دسکتاپ انجام می شود یا از طریق اسناد فیزیکی نگهداری می شود. مستندات صحیح موجب افزایش نیاز به سیستم های مدیریت اسناد شده است.

هنگامی که تغییرات در پروژه اعمال می شود، حیات پروژه باید دوباره ارزیابی شود. مهم است که اهداف اولیه پروژه را از دست ندهید. وقتی تغییرات اعمال می شود، ممکن است سرمایه گذاری پیشنهاد شده در پروژه دیگر منطقی نباشد. مدیریت پروژه موفق، این مولفه ها را شناسایی می کند و پیشرفت ها را دنبال می کند و نظارت می کند تا در مسیر زمان و فرایند بودجه که در ابتدای پروژه مشخص شده است، باقی بماند.

اتمام

اتمام شامل پذیرش رسمی پروژه و پایان آن است. فعالیت های اداری شامل بایگانی فایل ها و مستند سازی درس های گرفته شده از پروژه می شود.

این بخش شامل : 

ستن قرارداد: قرارداد (از جمله توافق بر روی آیتم های ناتمام ) را تکمیل و حل کرده و تمام قرارداد های مربوط به پروژه یا مرحله پروژه را ببندید.

بستن پروژه : تمام فعالیت های مربوط به پروژه را متوقف کنید

همچنین این مرحله شامل بررسی موارد پس از اجرا نیز می شود. این یک مرحله حیاتی از پروژه برای تیم پروژه برای یادگیری از تجربیات و اعمال به پروژه های آینده است. به طور معمول شامل نگاه به چیزهایی است که به خوبی انجام شده و تجزیه و تحلیل چیزهایی که به شدت بر روی پروژه تاثیر گذاشته اند تا درس هایی را یاد بگیرند.